Pengelolaan atau Manajemen (Format untuk Skripsi)

2.1 Tinjauan Pengelolaan

2.1.1 Pengertian  Pengelolaan

Menurut Djamarah (2006 :174) pengelolaan sama artinya dengan manajemen :  “... istilah lain dari kata pengelolaan adalah manajemen. Manajemen adalah kata aslinya dari bahasa Inggris, yaitu management yang berati ketatalaksanaan, tata pimpinan, pengelolaan”.

Sedangkan Choirunnida (Djamarah, 2006 : 174) menjelaskan pengelolaan berasal dari kata kelola yang berarti : ‘Mengendalikan, menyelenggarakan, mengurus, menjalankan yang mendapat imbuhan pe-an menjadi pengelolaan yang artinya mengurus suatu perusahaan dan organisasi dan sebagainya’.

Adapun menurut Keating (Cairunida, 2009 : 24), yang dimaksud dengan pengelolaan adalah :

Bekerja dengan lewat orang-orang secara pribadi dan kelompok untuk mencapai tujuan organisasional lembaga. Pengelolaan terutama harus ditujukan kepada pencapaian tujuan kelompok/lembaga, dengan kata lain pengelolaan harus bisa bekerja dengan orang-orang/kelompok supaya bisa tercapai suatu tujuannya.

Dari beberapa definisi di atas dapat dikatakan bahwa pengelolaan/manajemen merupakan serangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengembangkan segala upaya dalam mengatur dan mendayagunakan sumber daya manusia, sarana prasarana untuk mencapai tujuan organisasi yang ditetapkan secara efektif dan efisien.

Menurut Handoko (Cairunida, 2009 : 24) pengertian pengelolaan adalah : “Proses yang membantu merumuskan suatu kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan”.

Adapun menurut Trisnawati dan Saefullah (Cairunida, 2009 : 25) mendefinisikan pengelolaan sebagai berikut :

Seni atau proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait dengan pencapaian tujuan. Dalam penyelesaian akan sesuatu tersebut, terdapat tiga faktor yang terlibat :

a.    Adanya penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia maupun faktor-faktor produksi lainnya;

b.    Proses yang bertahap mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengimplementasian hingga pengendalian dan pengawasan;

c.    Adanya seni dalam penyelesaian kinerja.

Dari uraian di atas dapat dikatakan bahwa pengelolaan (manajemen) merupakan suatu cara atau proses yang dimulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.1.2 Fungsi Dasar Pengelolaan

Terry (Torang, 2016 : 166) membagi empat fungsi dasar manajemen (pengelolaan), yaitu : ‘1) Perencanaan (planning), 2) pengorganisasian (organizing), 3) pengarahan (actuating), dan 4) pengawasan (controlling)’. Fungsi-fungsi dasar manajemen tersebut bersifat universal, dimana saja dan dalam organisasi apa saja. Oleh sebab itu, agar manajemen pada organisasi dengan mudah mencapai tujuannya secara efektif, efisien dan rasional maka seorang pimpinan organisasi harus mampu menjalalankan fungsi-fungsi dasar manajemen tersebut.

2.1.2.1       Perencanaan (Planning)

Terry (Torang, 2014 : 69) menegaskan bahwa : ‘Planning is the selecting and relating of facts in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired result’. Pendapat Terry ini dapat diartikan bahwasanya perencanaan adalah penetapan tindakan untuk mencapai suatu tujuan yang efektif dan efisien. Dapat pula diartikan bahwa perencanaan adalah persiapan, acuan, garis-garis besar pedoman kerja, persiapan tertentu untuk sampai ke tujuan yang akan dicapai.

Selain itu, menurut Robbins (Torang, 2016 : 167), perencanaan adalah : ‘Proses pendefinisian sasaran organisasi, menetapkan strategi untuk mencapai tujuan organisasi serta menyusun keseluruhan rencana kemudian diintegrasikan dan dikoordinasikan dengan aktivitas organisasi’.

Menurut Torang (2016 : 168) ada enam pertanyaan yang mendasar yang harus diajukan dalam mengefektifkan perencanaan. Keenam pertanyaan itu adalah :

a.         What action will be done? Pertanyaan ini diindikasikan pada tipe-tipe aktivitas yang dilakukan.

b.        Why has the action to be done? Pertanyaan ini diindikasikan pada aktivitas yang mendesak untuk dilakukan.

c.         Where will the action be done? Pertanyaan ini diindikasikan pada tempat pelaksanaan aktivitas serta fasilitas pendukung.

d.        When will the action be done? Pertanyaan ini diindikasikan pada pertimbangan penetapan waktu (awal dan akhir) pelaksanaan aktivitas.

e.         Who will do the action? Pertanyaan ini diindikasikan pada manusia yang ditugaskan dan bertanggung jawab melaksanakan aktivitas.

f.         How will the action be done? Pertanyaan ini diindikasikan pada ragam cara menyelesaikan aktivitas. Pertanyaan ini sebenarnya ditujukan untuk mengecek seluruh perencanaan untuk maksud penyempurnaan dan petunjuk untuk mencapai tujuan.

Di samping enam pertanyaan dasar yang harus dilakukan dalam mengefektifkan perencanaan, ada juga delapan langkah dasar dalam membuat perencanaan. Kedelapan langkah tersebut menurut Terry (Torang, 2016 : 169-170), antara lain :

a.         Clarity the problem (menjelaskan masalah); langkah ini dimaksudkan agar masalah betul-betul dipahami, maka masalah harus : 1) divisualisasi dengan jelas, 2) disederhanakan (diringkas), 3) diamati dengan cermat (siapa tahu masih membutuhkan perbaikan), dan 4) membatasi masalah (apabila masalah dapat dibatasi, maka dikatakan bahwa sudah 50% masalah tersebut dapat dipecahkan atau diselesaikan). Jangan memformulasikan perencanaan sebelum melakukan keempat tahapan di atas.

b.        Obtain complete information about the activities involved (memperoleh informasi yang lengkap tentang aktivitas/pekerjaan yang akan dilakukan). Pengenalan dan pengetahuan kita terhadap aktivitas/pekerjaan yang akan dilakukan sangat esensi dalam menetapkan perencanaan. Begitupun terhadap efek atau dampak yang dapat ditimbulkan dari aktivitas/pekerjaan, baik efek ke dalam (internal) maupun efek ke luar (eksternal). Ada beberpa hal yang juga penting harus diingat adalah bahwa pengetahuan dan pengalaman (hasil pengamatan, rekaman data/peristiwa, dan eksperimen) menentukan efektivitasnya perencanaan.

c.         Analyze and classify the information (menganalisa dan mengklarifikasikan informasi). Setiap informasi sebaiknya diteliti kebenarannya secara terpisah, maupun hubungannya terhadap masing-masing informasi.

d.        Establish planning premises (tetapkan perencanaan pendahuluan sebagai langkah awal). Perencanaan awal (premises) akan menggambarkan latar belakang yang diasumsikan untuk dilaksanakan dan sekaligus merupakan salah satu cara untuk memvalidasi perencanaan.

e.         Determine alternate plans (tentukan alternatif rencana). Seperti biasanya, para perencana membuat beberapa alternatif rencana dan berbagai macam kemungkinan yang dapat terjadi dalam menyelesaikan pekerjaan yang harus dilakukan. Kecakapan dan kreatifitas dibutuhkan dalam membuat kemungkinan-kemungkinan perencanaan (possible plan).

f.         Choose proposed plan (memilih perencanaan yang diusulkan). Pimpinan harus mengambil keputusan terhadap rencana yang akan dipilih untuk diadopsi. Pimpinan juga harus memperhatikan pertimbangan yang akurat, kemampuan adaptasi, dan faktor biaya. Pimpinan sebaiknya melibatkan staf dalam pengambilan keputusan tersebut.

g.        Arrange detailed sequence and timing of proposed plan (membuat schedule). Membuat gambaran yang lengkap tentang dimana kegiatan yang telah direncanakan sebaiknya dilaksanakan, siapa yang melaksanakan serta kapan waktu yang tepat kegiatan dilaksanakan.

h.        Provide progress check-up to proposed plan (lakukan pengecekan). Kesuksesan sebuah perencanaan diukur melalui hasil yang diperoleh. Oleh sebab itu, hasil yang harus dicapai (result) merupakan satu bagian yang harus ada dalam sebuah perencanaan.

Perencanaan merupakan kegiatan yang akan dilakukan di masa depan dalam waktu tertentu untuk mencapai tujuan tertentu pula. Sebuah perencanaan yang baik adalah yang rasional, dapat dilaksanakan dan menjadi panduan langkah selanjutnya. Oleh karena itu, perencanaan tersebut sudah mencapai permulaan pekerjaan yang baik dari proses pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan uraian di atas, perencanaan pada hakekatnya merupakan proses pemikiran yang sistematis, analisis dan rasional untuk menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa pelaksananya dan kapan kegiatan tersebut harus dilakukan.

2.1.2.2       Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah suatu proses mendistribusikan pekerjaan dan tugas-tugas serta mengkoordinasikannya untuk mencapai tujuan organsasi. Definisi pengorganisasian menurut Terry (Torang, 2016 : 170) adalah :

Organizing is the arrangement of functions deemed necessary for attainment of the objective and is an indication of the authority and the responsibility assigned to individuals charged with the execution of the respective functions.

Sedangkan Manullang (Torang, 2016 : 171) berpendapat bahwa  :

Pengorganisasian adalah pengelompokan aktivitas yang akan dilakukan atau pendistribusian tugas dan fungsi kepada setiap individu yang ada dalam organisasi. Di samping itu, pengorganisasian juga dimaksudkan untuk menentukan dan menetapkan kedudukan serta sifat hubungan antar masing-masing unit.

Dale (Torang, 2016 : 170-171), menguraikan lima tindakan yang harus dilakukan dalam proses pengorganisasian, yaitu :

1) Menyusun pekerjaan atau tugas-tugas yang harus dilakukan;

2) Membagi kerja;

3) Pengelompokan pekerjaan atau tugas (untuk organisasi yang sudah besar atau kompleks);

4)  Menetapkan mekanisme kerja (pengkoordinasian pekerjaan ke dalam satu kesatuan yang harmonis), dan

5) Memonitor dan mengambil langkah-langkah penyesuaian dengan maksud mempertahankan dan meningkatkan efektivitas.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengorganisasian adalah seluruh aktivitas manajemen yang diimplementasikan dalam bentuk pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab setiap orang dalam organisasi. Hal ini dimaksudkan agar dapat mewujudkan aktivitas untuk mencapai tujuan organisasi yang efektif, efisien dan rasional. Oleh sebab itu dalam implementasi pengorganisasian, seorang pimpinan harus dapat menentukan apa pekerjaan (jenis/sifat pekerjaan), siapa yang akan melakukan apa, unit-unit kerjanya, bagaimana pekerjaan dilakukan, kapan dan dimana pekerjaan diakukan, fasilitas serta biaya kegiatan.

2.1.2.3       Penggerakkan (Actuating) / Pengarahan (Directing)

Menurut Terry (Torang, 2014 : 70), definisi actuating adalah :  ‘Actuating is getting all members of the group to want to achieve the objective willingly and in keeping with the managerial planning and organizing efforts’.

Istilah actuating (penggerakkan) ini disebut pula dengan istilah directing (pengarahan). Definisi pengarahan (directing) menurut Sutarno (2004 : 110) adalah :

Keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan pada tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan nada yang bervariasi mulai dari nada tegas sampai meminta atau bahkan mengancam.

Di sisi lain menurut Terry (Torang, 2016 : 173) ada empat dimensi yang menentukan keberhasilan actuating, yaitu : ‘Kepemimpinan (leadership), pengawasan (supervision), komunikasi (communication), dan perintah (orders)’. Tujuannya adalah agar tugas-tugas dapat terselesaikan dengan baik. Pengarahan berarti para manajer mengarahkan, memimpin dan mempengaruhi bawahan. Manajer tidak melakukan semua kegiatan sendiri, tetapi menyelesaikan tugas-tugas esensial melalui orang lain. Mereka juga tidak sekedar memberikan perintah, tetapi menciptakan iklim yang dapat membantu para bawahan melakukan pekerjaan secara baik.

Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis dan lain sebagainya.

2.1.2.4       Pengawasan (Controlling)

Siagian (Torang, 2016 : 176) mengemukakan bahwa :

Pengawasan adalah proses pengamatan terhadap seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Oleh sebab itu, efektivitas suatu organisasi ditentukan oleh sejauh mana controlling itu dilaksanakan.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengawasan adalah kegiatan membandingkan atau mengukur yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma standar atau rencana-rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya

Pengawasan atau kontrol yang merupakan bagian terakhir dari fungsi manajemen menurut Sutarno (2004 : 111) dilaksanakan untuk mengetahui :

a.         Apakah semua kegiatan telah dapat berjalan sesuai dengan rencana sebelumnya;

b.        Apakah di dalam pelaksanaan terjadi hambatan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang, penyimpangan dan pemborosan;

c.         Untuk mencegah terjadinya kegagalan, kerugian, penyalahgunaan kekuasaan dan wewenang, penyimpangan dan pemborosan;

d.        Untuk meningkatkan efisien dan efektifitas organisasi.

Tujuan penilaian dan koreksi dalam aktivitas controlling ini dimaksudkan agar proses pekerjaan yang ditemukan menyimpang dapat segera diperbaiki. Pimpinan harus melakukan pemeriksaan atau mencocokkan rencana kerja dengan pekerjaan yang sedang atau sudah dilaksanakan. Hal ini dimaksudkan agar pekerjaan yang sedang atau sudah dilaksanakan sesuai dengan rencana kerja yang telah ditetapkan.

Dengan demikian, perencanaan merupakan proses awal dari suatu kegiatan pengelolaan yang keberadaannya sangat diperlukan dalam memberikan arah atau patokan dalam suatu kegiatan, kemudian pengorganisasian berkaitan dengan penyatuan seluruh sumber daya yang ada untuk bersinergi dalam mempersiapkan pelaksanaan kegiatan. Tahap berikutnya pengarahan dan pelaksanaan kegiatan yang selalu berpedoman pada perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap terakhir berupa pengawasan dengan mengukur atau membandingkan kinerja dengan standar kinerja serta mengoreksi berbagai bentuk penyimpangan sebagai langkah perbaikan.

DAFTAR PUSTAKA (PILIH YANG SESUAI)

BUKU / LITERATUR

Anom Surya Putra. 2015. Badan Usaha Milik Desa : Spirit Usaha Kolektif Desa. Jakarta : Kementrian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi Republik Indonesia

Departemen Pendidikan Nasional. 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia Pusat Bahasa Edisi Keempat.  Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

Hadari Nawawi. 2003. Manajemen Strategik Organisasi Non Profit Bidang Pemerintahan. Yoyakarta : Gajah Mada University Press.

Joko Purnomo dan Tim Infest. 2016. Pendirian dan Pengelolaan Badan Usaha Milik Desa (BUM Desa). Yogyakarta : Infest Yogyakarta.

Moleong, Lexy J. 2007. Metode Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung : PT Remaja Rosdakarya.

Muh Nurdin. 2007. Kompeten Ekonomi. Makasar : Mitra Media.

Pusat Kajian Dinamika Sistem Pembangunan (PKDSP) Fakultas Ekonomi Universitas Brawijaya. 2007. Buku Panduan Pendirian dan Pengelolaan Badan Usaha Milik Desa (BUMDes). Pimpinan Pusat Relawan Pemberdayaan Desa Nusantara (PP-RPDN).

Robbins, Stephen P dan Mary Coulter. 2010. Manajemen Edisi Kesepuluh Jilid 1. Jakarta : Penerbit Erlangga.

Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung : Alfabeta.

Sukasmanto. 2014. Rancang Bangun Bisnis dan Pengelolaan BUM Desa. Yogyakarta : Forum Pengembangan Pembaharuan Desa (FPPD).

Sumarsan, Thomas. 2013. Sistem Pengendalian Manajemen : Konsep, Aplikasi, dan Pengukuran Kinerja Edisi 2. Jakarta : PT. Indeks.

Surakhmad Winaryo. 2001. Pengantar Penelitian Ilmiah. Bandung : Tarsito

Sutarno NS. 2004. Manajemen Perpustakaan. Jakarta : Samitra Media Utama

Syaiful Bahri Djamarah. 2006. Strategi Belajar Mengajar. Jakarta : Rineka Cipta

Torang, Syamsir. 2014. Filsafat Ilmu : Organisasi & Manajemen. Bandung : Alfabeta.

               . 2016. Organisasi & Manajemen (Perilaku, Struktur, Budaya & Perubahan Organisasi). Bandung : Alfabeta.

Widjaja, H.A.W. 2010. Otonomi Desa : Merupakan Otonomi Yang Asli, Bulat dan Utuh. Jakarta : Raja Grafindo.