Petunjuk Lengkap Pelaksanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Di Desa Terbaru

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola dan Penyedia

Yang dimaksud dengan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yakni salah satu tahapan dalam pengadaan barang/jasa di Desa.

Terdapat 2 (dua) cara dalam pelaksanaan pengadaan barang/ jasa di Desa menurut Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 Tahun 2019 wacana Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa, yaitu:

1. Swakelola; dan
2. Penyedia.

Bagaimanakah SOP pelaksanaan pengadaan barang/ jasa di Desa, baik itu lewat Swakelola maupun Penyedia?

Simak klarifikasi lengkapnya Berikut ini...

Penjelasan Tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola yakni salah satu cara dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Desa.

Pengadaan Barang/Jasa lewat Swakelola ditangani menurut dokumen antisipasi Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur sebagaimana dimaksud pada tahap Persiapan Pengadaan Barang/Jasa.

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Swakelola

Bagaimanakah prosedur pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat melalui swakelola?

Berikut ini klarifikasi wacana pengadaan barang/jasa lewat prosedur swakelola.

Siapakah yang mengerjakan pengadaan barang/jasa lewat swakelola?

Pengadaan barang/jasa lewat Swakelola dilaksanakan oleh Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) atau TPK dengan melibatkan masyarakat.

Baca Juga: Tata Cara Pengadaan Barang/jasa di Desa Tahun 2020

Bagaimana alur/tahapan pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat prosedur Swakelola?

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat Swakelola ditangani dengan panduan, selaku berikut:

1. TPK mengerjakan pembahasan acara yang menciptakan catatan hasil pembahasan.
2. Bila diperlukan, TPK menentukan narasumber/tenaga kerja dengan ketentuan:

• Narasumber sanggup berasal dari penduduk Desa setempat, organisasi perangkat tempat kabupaten/kota, dan/atau tenaga profesional; dan/atau Tenaga kerja diutamakan berasal dari penduduk Desa setempat. 

• TPK menyusun laporan hasil pelaksanaan acara dilengkapi dengan dokumentasi kegiatan. 

• Dalam mengerjakan acara swakelola, TPK mempergunakan prasarana/sarana/ peralatan/material/bahan yang tercatat/dikuasai Desa.  

• Dalam hal pelaksanaan Swakelola memerlukan sarana/prasarana/ material/peralatan/ materi yang tidak dimiliki/tidak dikuasai Desa maka TPK mengerjakan Pengadaan Barang/Jasa lewat Penyedia.

Siapa yang mengerjakan pengendalian pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat Swakelola?

Tugas pengendalian pelaksanaan acara Swakelola dilaksanakan oleh Kepala Seksi/Kepala Urusan.

Apa sajakah kiprah pengendalian yang dilaksanakan oleh Kasi/Kaur dalam pengadaan barang/jasa lewat Swakelola?

Tugas pengendalian oleh Kasi/Kaur dalam hal pengendalian pengadaan barang/jasa lewat Swakelola, diantaranya:

1. Mengendalikan pertumbuhan pelaksanaan kegiatan; dan/atau
2. Mengendalikan penggunaan narasumber/tenaga kerja, fasilitas prasarana/peralatan dan material/bahan.

Atas dasar hasil pengendalian tersebut, Kasi/Kaur mengerjakan penilaian acara Swakelola. Dengan catatan, apabila dalam hasil penilaian acara Swakelola didapatkan ketidaksesuaian, Kasi/Kaur meminta TPK (Tim Pelaksana Kegiatan) untuk mengerjakan perbaikan sasaran dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Baca Juga: Siapakah Yang Melaksanakan Pengadaan Barang Jasa di Desa

Bagaimanakah SOP penyebarluasan pemberitahuan hasil acara Swakelola?

Hasil acara dari Pengadaan Barang/Jasa lewat Swakelola diumumkan lewat media pemberitahuan yang mudah diakses oleh Masyarakat, sedikitnya pada papan pengumuman Desa.

Namun untuk pekerjaan konstruksi selain diumumkan pada papan pengumuman Desa, pengumuman hasil pengadaannya ditangani di lokasi pekerjaan.

Apa sajakah yang termuat dalam papan pengumuman acara Swakelola?

Muatan/isi Pengumuman hasil acara Pengadaan secara Swakelola, yang termasuk selaku berikut:

1. Nama Kegiatan;
2. Nilai Pengadaan;
3. Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);
4. Nama Tim Pelaksana Kegiatan (TPK);
5. Lokasi; dan
6. Waktu Pelaksanaan (tanggal mulai dan tanggal selesai).

Contoh Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Secara Swakelola

Berikut ini admin akan menyediakan rujukan acara swakelola atau pekerjaan lewat swakelola, diantaranya:

1. Tenaga kerja (upah tukang atau pekerja)
2. belanja material (dari masyarakat)
3. dan lain-lain

Keterangan: acara swakelola yang dimaksud yakni acara pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan sendiri oleh TPK atau masyarakat.

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa di Desa Melalui Penyedia

Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia ialah salah satu metode dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa di Desa yang ditangani untuk menyanggupi keperluan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan acara Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak sanggup dilaksanakan dengan Swakelola.

Kegiatan pengadaan barang/jasa lewat Penyedia dilakukan  menurut dokumen antisipasi Pengadaan yang disusun oleh Kasi/Kaur sebagaimana dimaksud pada Tahapan Persiapan Pengadaan Barang dan Jasa.

Kasi/Kaur mengerjakan kiprah pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang tercantum dalam bukti transaksi.

Dalam hal terjadi perbedaan antara sasaran dalam pelaksanaan dengan bukti transaksi maka Kasi/Kaur mengutus Penyedia untuk mengerjakan perbaikan sasaran dan realisasi pelaksanaan pekerjaan.

Baca Juga: Sekdes Dilarang Melaksanakan Pengadaan Barang Jasa di Desa

Apabila Penyedia tidak dapat meraih sasaran yang ditetapkan dalam perjanjian, maka Kasi/Kaur sanggup memberi hukuman terhadap Penyedia sebagaimana tercantum dalam bukti transaksi.

Baca Juga: Tugas TPK dalam Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Tata Cara Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Melalui Penyedia

Terdapat 3 (tiga) cara dalam Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa lewat Penyedia, sebgai berikut:

1. Pembelian Langsung;
2. Permintaan Penawaran; atau
3. Lelang.

Berikut klarifikasi dan pemahaman masing-masing cara pelaksanaan pengadaan:

Pembelian Langsung

Apa itu Metode Pembelian Langsung?

Pembelian Langsung yakni metode pengadaan yang dilaksanakan dengan cara membeli/membayar pribadi terhadap 1 (satu) Penyedia oleh Kasi/Kaur atau TPK.

Bagaimana SOP Pembelian Langsung?

Berikut ini klarifikasi tata cara atau SOP Pembelian Langsung dalam pengadaan barang/jasa menurut Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019:

1. Kepala Seksi/Kepala Urusan/TPK menentukan Penyedia;
2. Kasi/Kaur/TPK mengerjakan perundingan (tawar menawar) dengan Penyedia untuk mendapatkan harga yang lebih murah; dan
3. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atas nama/diketahui oleh Kasi/Kaur selaku pelaksana acara budget (PKA).

Apa sajakah kriteria/syarat dalam Metode Pembelian Langsung?

Pelaksanaan Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung sanggup ditangani terhadap Penyedia yang serupa dalam rentang waktu 2 (dua) tahun budget berturut-turut.

Setelah rentang waktu 2 (dua) tahun anggaran, Kasi/Kaur/TPK mengerjakan Pembelian Langsung terhadap Penyedia lain di Desa lokal atau sekitar.

Apabila tidak terdapat Penyedia lain yang dapat menyediakan barang/jasa maka Kasi/Kaur/TPK sanggup mengerjakan Pembelian Langsung terhadap Penyedia yang sama.

Berapakah batas-batas nilai pengadaan lewat Pembelian Langsung?

Nilai paket pengadaan lewat metode pembelian pribadi hingga dengan Rp. 10 Juta Rupiah. Batasan/sistem nilai ini sanggup ditetapkan berlawanan oleh Bupati/Walikota sesuai dengan daerah masing-masing.

Baca Juga: Tugas Kepala Desa dalam Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Untuk rujukan surat/contoh dokumen pembelian langsung, baik itu format doc (word) maupun PDF akan admin blog juragan berdesa posting pada potensi berikutnya.

Permintaan Penawaran

Apa yang dimaksud dengan Metode Permintaan Penawaran?

Permintaan Penawaran yakni metode Pengadaan dengan membeli/membayar pribadi dengan undangan penawaran tertulis paling sedikit terhadap 2 (dua) Penyedia yang ditangani oleh Tim Pelaksana Kegiatan (TPK).

Bagaimanakah SOP/Mekanisme/Tata Cara Permintaan Penawaran?

Berikut klarifikasi tata cara Permintaan Penawaran dalam pengadaan barang/jasa menurut Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019:

1. TPK meminta penawaran secara tertulis dari minimal 2 (dua) Penyedia. Permintaan penawaran dilampiri dokumen persyaratan teknis (Kerangka Acuan Kerja (KAK), detail barang/jasa, volume, spesifikasi teknis, gambar planning kerja (apabila diperlukan), dan/atau waktu pelaksanaan pekerjaan) dan dan/atau formulir surat pernyataan kebenaran usaha;
2. Penyedia menyodorkan surat penawaran sebagaimana dimaksud dalam dokumen lelang dan harga disertai surat pernyataan kebenaran usaha;
3. TPK memeriksa penawaran Penyedia;
4. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila menyanggupi persyaratan teknis dan harga;
5. Dalam hal Penyedia yang lulus lebih dari 1 (satu), maka TPK menentukan Penyedia dengan harga penawaran paling rendah selaku pemenang untuk mengerjakan pekerjaan;
6. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia menawar dengan harga yang sama, maka TPK mengerjakan perundingan (tawar-menawar) dengan setiap Penyedia untuk mendapatkan harga yang lebih murah;
7. Dalam hal cuma 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK mengerjakan perundingan (tawar menawar) dengan Penyedia untuk mendapatkan harga yang lebih murah;
8. Hasil perundingan harga (tawar menawar) sebagaimana dimaksud pada angka (6) dan (7), dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi;
9. Transaksi dituangkan dalam bentuk bukti pembelian atau surat perjanjian antara Kasi/Kaur selaku pelaksana acara budget (PKA) dengan Penyedia; dan
10. Dalam hal di Desa lokal cuma terdapat 1 (satu) Penyedia, Permintaan Penawaran sanggup ditangani terhadap 1 (satu) Penyedia tersebut.

Baca Juga: Syarat Penyedia Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Berapakah batas-batas nilai pengadaan lewat Permintaan Penawaran?

Nilai Paket Pengadaan lewat undangan penawaran hingga dengan Rp. 200 Juta Rupiah. Batasan nilai pengadaan ini sanggup ditetapkan berlawanan oleh Bupati/Walikota sesuai dengan daerah masing-masing.

Lelang

Apa yang dimaksud Metode Lelang?

Lelang yakni metode penyeleksian Penyedia untuk semua pekerjaan yang sanggup disertai oleh semua Penyedia yang menyanggupi syarat.

Bagaimana tata cara Lelang Pengadaan Barang/Jasa?

Alur atau tahapan pengadaan barang/jasa lewat metode lelang yakni selaku berikut:

1. pengumuman Lelang;
2. pendaftaran dan pengambilan Dokumen Lelang;
3. pemasukan Dokumen Penawaran;
4. evaluasi penawaran; 
5. negosiasi; dan
6. penetapan pemenang.

Dalam mengerjakan Lelang perlu memperhatikan beberapa hal-hal atau tata cara yang sanggup diterangkan selaku berikut:

Bagaimanakah tata cara pengumuman lelang?

Berikut ini tata cara pengumuman lelang:

1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) memberi tahu Pengadaan dan meminta Penyedia menyodorkan penawaran tertulis.
2. Pengumuman ditangani lewat media pemberitahuan yang mudah diakses oleh masyarakat, sedikitnya di papan pengumuman desa. Pengumuman Pengadaan Barang/Jasa sedikitnya berisi:

• Nama paket pekerjaan; 

• nama Tim Pelaksana Kegiatan (TPK); 

• lokasi pekerjaan; 

• ruang lingkup pekerjaan; 

• nilai total Harga Perkiraan Sementara (HPS); 

• jangka waktu pelaksanaan pekerjaan; dan 

• jadwal proses Lelang.

Bersamaan dengan pengumuman Pengadaan Barang/Jasa lewat metode Lelang, TPK sanggup mengantarkan undangan tertulis terhadap Penyedia untuk mengikuti Lelang.

Bagaimanakah tata cara registrasi dan pengambilan Dokumen Lelang?

Adapun tata cara registrasi dan pengambilan dokumen lelang adalah:

• Penyedia mendaftar untuk mengikuti Lelang.  

• Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) menyediakan dokumen Lelang terhadap Penyedia yang mendaftar.

Bagaimanakah tata cara pemasukan Dokumen Penawaran?

Penyedia barang/jasa menyodorkan penawaran tertulis berisi dokumen tata kelola serta penawaran teknis dan harga.

Bagaimanakah tata cara penilaian penawaran?

Evaluasi penawaran ditangani dengan tata cara selaku berikut:

1. TPK memeriksa penawaran Penyedia.
2. Penawaran Penyedia dinyatakan lulus apabila menyanggupi persyaratan administrasi, teknis dan harga.

Bagaimanakah tata cara perundingan dalam lelang?

Negosiasi ditangani dengan tata cara selaku berikut:

1. Dalam hal terdapat cuma 1 (satu) Penyedia yang lulus, maka TPK mengerjakan perundingan (tawar menawar) yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.
2. Dalam hal ada lebih dari 1 (satu) Penyedia yang lulus menawar dengan harga yang sama, maka TPK mengerjakan perundingan (tawar menawar) dengan setiap Penyedia untuk mendapatkan harga yang lebih hemat biaya yang dituangkan dalam Berita Acara Hasil Negosiasi.

Bagaimanakah tata cara penetapan pemenang lelang?

Penetapan Pemenang lelang ditangani dengan tata cara selaku berikut:

1. TPK menentukan Penyedia dengan harga penawaran paling rendah selaku pemenang untuk mengerjakan pekerjaan.
2. Transaksi dituangkan dalam bentuk surat perjanjian antara Kasi/Kaur selaku Pelaksana Kegiatan Anggaran (PKA) dengan Penyedia.

Baca Juga: Donwload Contoh Berita Acara Serah Terima Pengadaan Barang/jasa di Desa

Berapakah batas-batas nilai pengadaan lewat Lelang?

Dilaksanakan untuk Paket Pengadaan di atas Rp. 200  juta rupiah. Batasan nilai optimal atau minimal pengadaan lewat lelang ini sanggup ditetapkan berlawanan oleh Bupati/Walikota sesuai dengan daerah masing-masing.

Bukti Transaksi Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Bukti-bukti transaksi pengadaan barang/jasa lewat penyedia, meliputi:

• Bukti Pembelian seperti: struk pembayaran, nota, atau kuitansi, digunakan untuk Pengadaan dengan metode Pembelian Langsung atau Permintaan Penawaran 

• Surat Perjanjian, digunakan untuk pengadaan dengan metode Lelang. 

Perubahan Surat Perjanjian

Berikut ini ialah ketentuan-ketentuan dalam pergantian surat perjanjian:

Perubahan Surat Perjanjian ditangani dalam hal:

• terjadi kondisi kahar; atau 

• terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada di saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK.

Dalam hal terdapat perbedaan antara kondisi lapangan pada di saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK, maka Kasi/Kaur bareng Penyedia barang/jasa mengerjakan pergantian surat perjanjian yang termasuk perubahan:

• spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan; 

• volume; dan/atau 

• jadwal pelaksanaan.

Dalam hal pergantian surat perjanjian memerlukan pergantian anggaran, Kasi/Kaur sanggup mengerjakan pergantian surat perjanjian sehabis ditangani pembiasaan dokumen anggaran.

Penyesuaian dokumen budget tersebut menurut ketentuan peraturan perundang-undangan terkait pengelolaan keuangan desa.

Terakhir, Perubahan Surat Perjanjian ditangani Kasi/Kaur dengan persetujuan oleh Kepala Desa.

Baca Juga: Donwload Contoh Laporan Hasil Pekerjaan Pengadaan barang/jasa di Desa

Itulah ketentuan-ketentuan dalam pergantian surat perjanjian.

Untuk rujukan surat pergantian perjanjian akan Kami diskusikan pada potensi berikutnya.

Pengumuman Hasil Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia

Tahapan terakhir dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa lewat Penyedia yakni acara pengumuman hasil pengadaan.

Berikut ini ketentuan-ketentuan dalam pengumuman hasil acara pengadaan lewat Penyedia, antara lain:

1. Tim Pelaksana Kegiatan (TPK) memberi tahu hasil acara dari Pengadaan lewat Penyedia di media pemberitahuan yang mudah diakses oleh masyarakat, sedikitnya pada papan pengumuman di kantor Desa.
2. Pengumuman terhadap masyarakat, hasil Pengadaan lewat Penyedia dengan metode Permintaan Penawaran dan Lelang meliputi:

• Nama Kegiatan; 

• Nama Penyedia;  

• Nilai Pengadaan; 

• Keluaran/Output (terdiri dari volume dan satuan);  

• Lokasi; dan 

• Waktu solusi pekerjaan (tanggal mulai dan tanggal selesai).

Baca Juga: Pahami ! Ini 9 Etika Pengadaan Barang/Jasa di Desa

Contoh Kebutuhan Barang/Jasa Melalui Penyedia Dalam Rangka Mendukung Pelaksanaan Swakelola

Berikut ini rujukan keperluan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola yaitu:

1. pembelian material pada Swakelola pembangunan jembatan Desa;
2. sewa perlengkapan untuk Swakelola pembangunan balai Desa;
3. konsultan untuk mempersiapkan pembangunan kantor Desa; atau
4. konsultan untuk memantau pembangunan kantor Desa. 

Contoh Kebutuhan untuk Kegiatan/Belanja lewat Penyedia yang tidak sanggup dilaksanakan dengan Swakelola

Berikut ini rujukan keperluan untuk kegiatan/belanja yang tidak sanggup dilaksanakan dengan Swakelola, yang meliputi:

• pengadaan komputer, printer, dan kertas; 

• langganan internet; 

• pengadaan alat pengeras suara; 

• sewa tenda; 

• pengadaan kendaraan bermotor; dan/atau 

• pengadaan traktor.

Keterangan: Kegiatan pengadaan lewat Penyedia yang dimaksud yakni acara penyediaan barang/jasa yang diperoleh dari tubuh kerja keras atau orang individual yang menyediakan barang/jasa untuk menyanggupi keperluan barang/jasa dalam rangka mendukung pelaksanaan Swakelola atau kegiatan/belanja yang tidak sanggup dilaksanakan dengan Swakelola. Ketentuan yang lain yakni memprioritaskan Penyedia dari Desa setempat. Dan dalam hal Penyedia memerlukan bahan/alat/material, maka diutamakan menggunakan bahan/alat/material dari lokasi pekerjaan setempat.

Penjelasan-penjelasan wacana Pengadaan Barang/Jasa di Desa yang sudah admin jelaskan di atas, kami olah dari BAB III Pelaksanaan Pengadaan dalam Lampiran I Perka LKPP Nomor 12 Tahun 2019 wacana Pedoman Penyusunan Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa di Desa.